Cloud Time Attendance คืออะไร?
Cloud Time Attendance หรือ Cloud TA คือระบบลงเวลาพนักงานที่นำข้อมูลการเข้า–ออกงานไปจัดเก็บและประมวลผลบนระบบ Cloud ทำให้ผู้ดูแลสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่าน Internet ได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Server สำหรับเก็บข้อมูล Time Attendance ไว้ที่สำนักงานทุกแห่ง
ระบบ Cloud TA สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนใบหน้า เครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องสแกนบัตร หรือระบบลงเวลาผ่านมือถือ แล้วส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบกลาง
ตัวอย่างการทำงาน
เครื่องสแกนใบหน้า
↓
Internet
↓
Cloud Time Attendance
↓
ประมวลผลเวลา
↓
HR / Admin
↓
รายงานการลงเวลา
Cloud TA ต่างจาก Time Attendance แบบเดิมอย่างไร?
ระบบ Time Attendance แบบเดิมอาจติดตั้ง Server ไว้ภายในสำนักงาน และให้เครื่องสแกนส่งข้อมูลมายัง Server ภายในองค์กร
โครงสร้างลักษณะนี้เหมาะกับองค์กรที่มีระบบ IT ภายในอยู่แล้ว แต่หากมีหลายสาขาอาจต้องออกแบบระบบ Network หรือ VPN เพื่อให้ทุกสาขาสามารถส่งข้อมูลเข้าระบบกลางได้
Cloud TA เปลี่ยนแนวทางดังกล่าวเป็น
เครื่องสแกนแต่ละสาขา
↓
Internet
↓
Cloud Server
↓
ระบบ Time Attendance กลาง
ทำให้แต่ละสาขาสามารถเชื่อมต่อกับระบบเดียวกันผ่าน Internet
Cloud Time Attendance เหมาะกับองค์กรหลายสาขา
จุดเด่นสำคัญของ Cloud TA คือการรวมข้อมูลจากหลายสถานที่ไว้ในระบบเดียว
ตัวอย่าง
สำนักงานใหญ่
→ เครื่องสแกน
→ Cloud TA
สาขา A
→ เครื่องสแกน
→ Cloud TA
สาขา B
→ เครื่องสแกน
→ Cloud TA
สาขา C
→ เครื่องสแกน
→ Cloud TA
HR ส่วนกลางสามารถดูข้อมูลของทุกสาขาจากระบบเดียว
Cloud TA ดูข้อมูลผ่าน Internet ได้
เมื่อระบบถูกออกแบบให้ทำงานบน Cloud ผู้ดูแลสามารถเข้าระบบผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ Internet เช่น
• คอมพิวเตอร์
• Notebook
• Tablet
• Smartphone
จึงเหมาะกับ HR หรือผู้บริหารที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลนอกสำนักงาน
Cloud TA ทำงานแบบ Real-time ได้อย่างไร?
ระบบ Cloud TA สามารถออกแบบให้เครื่องสแกนส่งข้อมูลขึ้นระบบ Cloud เมื่อมีการลงเวลา
ตัวอย่าง
พนักงานสแกนเวลา 07:55 น.
↓
เครื่องบันทึกข้อมูล
↓
ส่งข้อมูลผ่าน Internet
↓
Cloud TA รับข้อมูล
↓
บันทึกเวลา
↓
ระบบประมวลผล
↓
แสดงข้อมูลใน Dashboard
หากระบบและอุปกรณ์เชื่อมต่อ Internet ได้ตามปกติ ข้อมูลจึงสามารถถูกนำไปใช้ต่อได้อย่างรวดเร็ว
Cloud TA ไม่ได้หมายถึงเพียงการเก็บข้อมูลบน Cloud
คำว่า Cloud Time Attendance ไม่ควรเข้าใจเพียงว่าเป็นการนำฐานข้อมูลไปวางไว้บน Server Cloud
ระบบ Cloud TA ที่สมบูรณ์ควรมีส่วนประกอบหลายอย่าง เช่น
• ระบบรับข้อมูลจากเครื่องสแกน
• ฐานข้อมูล Cloud
• ระบบประมวลผลเวลา
• ตารางกะ
• ระบบพนักงาน
• ระบบแผนก
• รายงาน
• Dashboard
• API
• ระบบแจ้งเตือน
• ระบบจัดการผู้ใช้งาน
• ระบบรักษาความปลอดภัย
• ระบบสำรองข้อมูล
Cloud TA กับเครื่องสแกนใบหน้า
เครื่องสแกนใบหน้าเป็นอุปกรณ์สำหรับยืนยันตัวตนของพนักงาน ส่วน Cloud TA เป็นระบบสำหรับรับ จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลการลงเวลา
ดังนั้นทั้งสองส่วนสามารถทำงานร่วมกันได้
เครื่องสแกนใบหน้า
→ ตรวจสอบใบหน้า
→ บันทึกเวลา
→ ส่งข้อมูล
→ Cloud TA
→ ประมวลผล
→ รายงาน
ทำให้องค์กรสามารถใช้เครื่องสแกนที่หน้างาน และให้ระบบ Cloud จัดการข้อมูลจากส่วนกลาง
Cloud TA กับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ
หลักการทำงานของเครื่องสแกนลายนิ้วมือก็คล้ายกัน
พนักงานใช้นิ้วมือยืนยันตัวตน
→ เครื่องบันทึกเวลา
→ ส่งข้อมูลไปยัง Cloud
→ Cloud TA ประมวลผล
ข้อมูลสามารถนำไปใช้กับรายงานการเข้า–ออก การมาสาย การออกก่อนเวลา และการคำนวณเวลาทำงานตามกฎขององค์กร
Cloud TA รองรับการลงเวลาผ่านมือถือ
นอกจากเครื่องสแกนแล้ว Cloud TA ยังสามารถรองรับ Mobile Attendance ได้
พนักงานสามารถลงเวลาผ่านมือถือโดยใช้ระบบที่องค์กรกำหนด เช่น
• Mobile Attendance
• GPS Attendance
• Web Attendance
• Mobile Application
ข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าสู่ระบบ Time Attendance กลางเดียวกันได้
Cloud TA กับ GPS Attendance
สำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน ระบบสามารถนำ GPS มาใช้ประกอบการลงเวลา
ตัวอย่าง
พนักงานเปิดระบบบนมือถือ
→ ระบบอ่านตำแหน่ง GPS
→ ตรวจสอบพิกัดสถานที่ทำงาน
→ ตรวจสอบรัศมี
→ บันทึกเวลา
→ ส่งข้อมูลขึ้น Cloud
ทำให้องค์กรสามารถรองรับทั้งพนักงานประจำสำนักงานและพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่
Cloud TA รองรับหลายวิธีการลงเวลา
ระบบ Cloud Time Attendance สามารถออกแบบให้รวมข้อมูลหลายช่องทางไว้ด้วยกัน เช่น
เครื่องสแกนใบหน้า
เครื่องสแกนลายนิ้วมือ
เครื่องสแกนบัตร
Mobile Attendance
GPS Attendance
Web Attendance
ข้อมูลทั้งหมดสามารถนำมาประมวลผลในระบบเดียว
Cloud TA ช่วยลดภาระด้าน Server ภายในองค์กร
หากแต่ละสาขาต้องติดตั้ง Server สำหรับระบบ Time Attendance อาจเพิ่มภาระในการดูแลระบบ
เช่น
• Hardware
• Operating System
• Database
• Backup
• Network
• Security
• Maintenance
Cloud TA ช่วยย้ายส่วนหนึ่งของภาระดังกล่าวไปอยู่ในโครงสร้าง Cloud Service ทำให้แนวทางการดูแลระบบส่วนกลางง่ายขึ้น
Cloud TA เหมาะกับธุรกิจแบบใด?
Cloud Time Attendance สามารถนำไปใช้ได้กับหลายองค์กร เช่น
• บริษัทเอกชน
• โรงงาน
• ร้านค้า
• ธุรกิจค้าปลีก
• โรงเรียน
• โรงพยาบาล
• ธุรกิจบริการ
• บริษัทที่มีหลายสาขา
• องค์กรที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่
Cloud TA กับระบบ HR
Cloud TA สามารถเป็นส่วนหนึ่งของระบบ HR Online ได้
ตัวอย่างการทำงาน
Employee
↓
Time Attendance
↓
Cloud TA
↓
Attendance Calculation
↓
HR
↓
Payroll
ข้อมูลการลงเวลาสามารถนำไปใช้ประกอบการคำนวณเงินเดือน การทำงานล่วงเวลา วันลา และรายงาน HR
Cloud TA กับระบบ Payroll
ข้อมูล Time Attendance เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับระบบเงินเดือน
ตัวอย่างข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ ได้แก่
• วันทำงาน
• ชั่วโมงทำงาน
• มาสาย
• ออกก่อนเวลา
• ขาดงาน
• OT
• วันลา
เมื่อระบบ Cloud TA เชื่อมกับ Payroll จะช่วยลดการนำเข้าข้อมูลด้วยมือ
Cloud TA สามารถเชื่อมต่อ API ได้
ระบบ Cloud Time Attendance สามารถออกแบบ API เพื่อให้ระบบภายนอกเรียกใช้ข้อมูลได้
ตัวอย่าง
Cloud TA
↓ API
HR System
หรือ
Cloud TA
↓ API
Payroll System
หรือ
Cloud TA
↓ API
ERP
แนวทางนี้ช่วยให้องค์กรสามารถเชื่อมระบบ Time Attendance เข้ากับระบบอื่นได้โดยไม่ต้องสร้างข้อมูลซ้ำหลายชุด
Cloud TA กับ Telegram Notification
Cloud TA ยังสามารถเชื่อมกับระบบแจ้งเตือน เช่น Telegram ได้
ตัวอย่าง
พนักงานสแกนเข้า
↓
Cloud TA
↓
ตรวจสอบเวลา
↓
พบว่ามาสาย
↓
สร้าง Notification
↓
Telegram
↓
HR / หัวหน้างาน
นอกจากมาสายแล้ว ยังสามารถนำไปใช้กับเหตุการณ์อื่น เช่น ขาดงาน ออกก่อนเวลา หรือเครื่องสแกน Offline
ความปลอดภัยของ Cloud Time Attendance
เนื่องจากระบบ Cloud TA เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงาน การออกแบบระบบจึงควรให้ความสำคัญกับความปลอดภัย
ควรมีแนวทาง เช่น
• HTTPS
• Authentication
• Authorization
• การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน
• การป้องกัน API
• การบันทึก Log
• การสำรองข้อมูล
• การควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูล
• การแยกข้อมูลแต่ละองค์กร
โดยเฉพาะระบบที่เป็น Multi-Tenant ควรออกแบบให้ข้อมูลของแต่ละบริษัทแยกออกจากกันอย่างชัดเจน
Cloud TA แบบ Multi-Tenant คืออะไร?
Multi-Tenant คือรูปแบบระบบที่สามารถรองรับหลายบริษัทหรือหลายองค์กรภายในระบบเดียว โดยแต่ละบริษัทจะมีข้อมูลของตัวเอง
ตัวอย่าง
Company A
→ พนักงาน A
→ Time Attendance A
Company B
→ พนักงาน B
→ Time Attendance B
Company C
→ พนักงาน C
→ Time Attendance C
ผู้ใช้งานของ Company A ไม่ควรสามารถเข้าถึงข้อมูลของ Company B
Cloud TA ช่วยลดงานของ HR ได้อย่างไร?
จากเดิมที่ HR ต้องรวบรวมข้อมูลจากแต่ละเครื่องหรือแต่ละสาขา
สาขา A
→ ส่งไฟล์
สาขา B
→ ส่งไฟล์
สาขา C
→ ส่งไฟล์
แล้ว HR นำมารวมกัน
Cloud TA สามารถเปลี่ยนเป็น
ทุกสาขา
→ Cloud TA
→ ข้อมูลส่วนกลาง
HR จึงสามารถตรวจสอบข้อมูลจากระบบเดียว
ข้อดีของ Cloud Time Attendance
• เข้าถึงข้อมูลผ่าน Internet
• รวมข้อมูลหลายสาขา
• รองรับเครื่องสแกนหลายประเภท
• รองรับ Mobile Attendance
• รองรับ GPS Attendance
• สามารถทำงานแบบ Real-Time
• เชื่อมต่อ API ได้
• เชื่อมต่อระบบ HR ได้
• เชื่อมต่อ Payroll ได้
• เชื่อมต่อ Telegram Notification ได้
• ลดการจัดการ Server ภายในบางส่วน
• รองรับการขยายจำนวนผู้ใช้งาน
สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนเลือก Cloud TA
องค์กรควรพิจารณามากกว่าคำว่า “อยู่บน Cloud”
ควรตรวจสอบว่า
• รองรับจำนวนพนักงานหรือไม่
• รองรับจำนวนเครื่องสแกนหรือไม่
• รองรับหลายสาขาหรือไม่
• มี API หรือไม่
• มีระบบ Backup หรือไม่
• มีระบบ Security หรือไม่
• รองรับ Mobile หรือไม่
• รองรับ GPS หรือไม่
• มีระบบจัดการกะหรือไม่
• รองรับ OT หรือไม่
• รองรับวันลาหรือไม่
• เชื่อม Payroll ได้หรือไม่
• มี Report หรือไม่
• มี Notification หรือไม่
• สามารถ Export ข้อมูลได้หรือไม่
Cloud TA เหมาะกับองค์กรที่ต้องการขยายระบบ
หากองค์กรมีแผนเพิ่มจำนวนพนักงานหรือเพิ่มสาขา Cloud TA สามารถเป็นทางเลือกที่ช่วยให้โครงสร้างระบบขยายตามการใช้งานได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง
เริ่มต้น
→ 1 สาขา
ต่อมา
→ 5 สาขา
ต่อมา
→ 20 สาขา
ระบบ Cloud สามารถออกแบบให้ทุกสาขาเชื่อมเข้าสู่ระบบกลาง โดยไม่จำเป็นต้องสร้างระบบ Time Attendance แยกสำหรับทุกสาขา
สรุป Cloud Time Attendance
Cloud Time Attendance หรือ Cloud TA คือระบบลงเวลาพนักงานที่ทำงานบนโครงสร้าง Cloud ช่วยให้องค์กรสามารถรวบรวมข้อมูลการเข้า–ออกจากเครื่องสแกนและช่องทางอื่นเข้าสู่ระบบกลางผ่าน Internet
จุดเด่นของ Cloud TA คือการรวมข้อมูลหลายสาขา รองรับการเข้าถึงจากระยะไกล รองรับเครื่องสแกนหลายประเภท และสามารถเชื่อมต่อกับระบบ HR, Payroll, API, Mobile Attendance, GPS และระบบแจ้งเตือนต่าง ๆ
สำหรับองค์กรที่มีหลายสาขา มีพนักงานจำนวนมาก หรือกำลังเปลี่ยนระบบ HR ไปสู่ระบบออนไลน์ Cloud Time Attendance เป็นแนวทางที่สามารถช่วยให้การจัดการข้อมูลการลงเวลามีความเป็นศูนย์กลางและขยายระบบได้ง่ายขึ้น
FAQ
ถาม: Cloud Time Attendance คืออะไร?
ตอบ: Cloud Time Attendance หรือ Cloud TA คือระบบลงเวลาพนักงานที่จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลบนระบบ Cloud ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลผ่าน Internet ได้
ถาม: Cloud TA ต้องใช้เครื่องสแกนใบหน้าหรือไม่?
ตอบ: ไม่จำเป็น สามารถรองรับเครื่องสแกนใบหน้า ลายนิ้วมือ บัตร รวมถึงการลงเวลาผ่านมือถือหรือ GPS ได้ ขึ้นอยู่กับความสามารถของระบบ
ถาม: Cloud TA รองรับหลายสาขาหรือไม่?
ตอบ: ได้ และเป็นหนึ่งในรูปแบบการใช้งานที่เหมาะกับองค์กรที่ต้องการรวมข้อมูลจากหลายสาขาไว้ในระบบเดียว
ถาม: Cloud TA ทำงานแบบ Real-Time ได้หรือไม่?
ตอบ: สามารถออกแบบให้รับและประมวลผลข้อมูลแบบ Real-Time หรือใกล้เคียง Real-Time ได้ ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ Internet และสถาปัตยกรรมของระบบ
ถาม: Cloud TA เชื่อมกับ Payroll ได้หรือไม่?
ตอบ: ได้ หากระบบมี API หรือช่องทางส่งออกข้อมูลที่เหมาะสม สามารถนำข้อมูล Time Attendance ไปใช้กับระบบเงินเดือนได้
ถาม: Cloud TA เชื่อม Telegram ได้หรือไม่?
ตอบ: ได้ สามารถนำ Event จากระบบ Time Attendance ไปสร้าง Notification และส่งต่อไปยัง Telegram เช่น การมาสาย การขาดงาน หรือการออกก่อนเวลา
ถาม: Cloud TA เหมาะกับบริษัทที่มีหลายสาขาหรือไม่?
ตอบ: เหมาะ โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการรวมข้อมูลการลงเวลาจากหลายสาขาไว้ในระบบกลาง และให้ HR ส่วนกลางสามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากระบบเดียว
ถาม: Cloud TA กับ Time Attendance Online เหมือนกันหรือไม่?
ตอบ: มีความใกล้เคียงกันในด้านการใช้งานออนไลน์ แต่คำว่า Cloud TA เน้นสถาปัตยกรรมและการทำงานบน Cloud ขณะที่ Time Attendance Online เป็นคำที่เน้นการเข้าถึงและใช้งานระบบผ่าน Internet
