ถ้าน้ำท่วมสำนักงาน แล้วข้อมูลลงเวลาพนักงานจะหายไหม?
ประเทศไทยมีหลายพื้นที่ที่ต้องรับมือกับฝนตกหนัก น้ำท่วม และความเสี่ยงที่สำนักงานหรือโรงงานอาจได้รับความเสียหายจากน้ำ
สิ่งหนึ่งที่หลายบริษัทอาจไม่ได้คิดถึงจนเกิดเหตุจริง คือ
“ข้อมูลลงเวลาพนักงานอยู่ที่ไหน?”
ถ้าบริษัทใช้โปรแกรมลงเวลาที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์สำนักงาน หรือมี Server สำหรับเก็บฐานข้อมูลอยู่ภายในบริษัท เมื่อเกิดเหตุ เช่น
น้ำท่วมสำนักงาน
คอมพิวเตอร์เสีย
Server เสีย
Hard Disk เสีย
ไฟฟ้าดับ
อุปกรณ์เสียหาย
หรือไม่สามารถเข้าออฟฟิศได้
การเข้าถึงข้อมูลอาจทำได้ยาก และถ้าไม่มี Backup ที่เหมาะสม ก็มีความเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูล
แต่ถ้าข้อมูลการลงเวลาถูกส่งขึ้นระบบ Cloud ข้อมูลไม่ได้ผูกอยู่กับคอมพิวเตอร์ HR เพียงเครื่องเดียว
นี่คือเหตุผลที่ระบบ Cloud Time Attendance มีประโยชน์มากกว่าการเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์สำนักงานเพียงจุดเดียว
ปัญหาไม่ได้มีแค่น้ำท่วม
แนวคิดเรื่องการป้องกันข้อมูลไม่ได้ใช้เฉพาะกรณีน้ำท่วม
ลองนึกถึงเหตุการณ์อื่น ๆ
คอมพิวเตอร์ HR เสีย
Windows เสีย
Hard Disk เสีย
Server เปิดไม่ติด
โดนไวรัสหรือ Ransomware
สำนักงานย้ายสถานที่
เกิดไฟไหม้
ไฟฟ้าดับเป็นเวลานาน
เครื่อง Server ต้องส่งซ่อม
หรือเจ้าหน้าที่ไม่สามารถเข้าบริษัทได้
ถ้าข้อมูล Time Attendance อยู่เฉพาะในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน การเข้าถึงข้อมูลอาจได้รับผลกระทบไปพร้อมกับสถานที่นั้น
แต่ระบบ Cloud เปลี่ยนแนวคิดจาก
“ข้อมูลอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของบริษัท”
เป็น
“ข้อมูลถูกจัดการผ่านระบบออนไลน์”
Elogtime Cloud TA ทำงานอย่างไร?
Elogtime เป็นระบบ HRMS Cloud และ Cloud TA ที่รองรับการรับข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องสแกนใบหน้า เครื่องทาบบัตร และ Access Control เข้าสู่ระบบออนไลน์ โดยสามารถตรวจสอบข้อมูลผ่าน Web Browser ได้จากสถานที่ที่มีอินเทอร์เน็ต
แนวคิดการทำงานสามารถอธิบายง่าย ๆ ได้ว่า
พนักงานสแกน
↓
เครื่องบันทึกเวลา
↓
ส่งข้อมูลผ่าน Internet
↓
Elogtime Cloud
↓
จัดเก็บและประมวลผล
↓
HR เปิดดูข้อมูลผ่าน Web Browser
ดังนั้น หากสำนักงานเกิดน้ำท่วม สิ่งสำคัญคือข้อมูลไม่ได้จำเป็นต้องผูกอยู่กับคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในสำนักงานเพียงจุดเดียว
HR สามารถเข้าระบบออนไลน์จากสถานที่อื่นที่มี Internet เพื่อตรวจสอบข้อมูลที่อยู่บนระบบ Cloud ได้
ถ้าคอมพิวเตอร์ HR จมน้ำ ข้อมูลจะหายไหม?
นี่เป็นคำถามที่สำคัญมาก
ถ้าใช้ระบบที่เก็บข้อมูลไว้เฉพาะในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น
คอมพิวเตอร์เสีย
ก็อาจส่งผลต่อการเข้าถึงฐานข้อมูล
โดยเฉพาะถ้าไม่มี Backup
แต่ Elogtime ถูกออกแบบเป็นระบบ Cloud จึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม Time Attendance ไว้บนคอมพิวเตอร์ของ HR เพื่อใช้งานระบบหลัก และสามารถเข้าผ่าน Web Browser ได้
ดังนั้นการที่คอมพิวเตอร์ของ HR เสียหายจากน้ำท่วม ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลบนระบบ Cloud จะเสียหายตามคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นโดยอัตโนมัติ
อย่างไรก็ตาม ควรแยกให้ออกระหว่าง
“คอมพิวเตอร์เสีย”
กับ
“ระบบ Cloud สูญเสียข้อมูล”
เป็นคนละเรื่องกัน
น้ำท่วมเครื่อง Server ในสำนักงานล่ะ?
กรณีที่บริษัทมี Server อยู่ภายในสำนักงาน ความเสี่ยงจะมากขึ้น เพราะ Server เป็นอุปกรณ์จริงที่อยู่ในสถานที่จริง
ถ้าน้ำเข้า Server Room
อุปกรณ์ไฟฟ้าเสีย
Storage เสีย
ระบบ Network เสีย
หรือไม่สามารถเข้า Server ได้
ระบบภายในบริษัทอาจได้รับผลกระทบ
นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่องค์กรเลือกใช้ระบบ Cloud เพื่อไม่ต้องผูกระบบทั้งหมดไว้กับ Server ภายในสำนักงานเพียงแห่งเดียว
Elogtime ระบุว่าระบบสามารถใช้งานผ่าน Cloud และตรวจสอบข้อมูลผ่าน Web Browser จากสถานที่ที่มี Internet ได้
น้ำท่วม แต่ HR ต้องทำเงินเดือน จะทำอย่างไร?
นี่คือปัญหาที่สำคัญกว่าการดูรายงานลงเวลา
ถ้าเกิดน้ำท่วมช่วงปลายเดือน ฝ่าย HR ยังต้องทำงานต่อ
เช่น
ตรวจเวลาเข้าออก
ตรวจขาดงาน
ตรวจมาสาย
ตรวจ OT
ตรวจการลา
สรุปเวลาทำงาน
และเตรียมข้อมูลเงินเดือน
ถ้าข้อมูลอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่สำนักงานและไม่สามารถเข้าใช้งานได้ งาน HR อาจต้องหยุดรอ
แต่ระบบ Cloud ช่วยให้ผู้ดูแลสามารถเข้าถึงระบบจากสถานที่อื่นได้ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน
เช่น
สำนักงานน้ำท่วม
↓
HR ทำงานจากบ้าน
↓
เปิด Browser
↓
Login Elogtime
↓
ตรวจข้อมูลพนักงาน
↓
ตรวจเวลาเข้าออก
↓
ตรวจ OT / ขาด / ลา / มาสาย
↓
เตรียมข้อมูล Payroll
นี่คือประโยชน์ของระบบ Cloud ที่ไม่ได้จำกัดอยู่แค่เรื่อง “ดูข้อมูลออนไลน์”
ถ้ามีหลายสาขา ยิ่งเห็นความแตกต่าง
สมมติบริษัทมี
สำนักงานใหญ่
สาขา A
สาขา B
สาขา C
โรงงาน
ถ้าทุกสาขาใช้ระบบ Time Attendance แบบแยกกัน อาจต้องดึงข้อมูลจากแต่ละจุดมารวมกัน
แต่ Elogtime Cloud TA สามารถรวมข้อมูลการลงเวลาจากหลายสาขาเข้าสู่ระบบส่วนกลาง เพื่อให้ HR ตรวจสอบข้อมูลจากส่วนกลางได้
ตัวอย่าง
สาขา A
↓
Cloud
สาขา B
↓
Cloud
สาขา C
↓
Cloud
โรงงาน
↓
Cloud
สำนักงานใหญ่
↓
Cloud
HR
↓
ตรวจสอบข้อมูลจากส่วนกลาง
ถ้าสาขาใดสาขาหนึ่งเกิดน้ำท่วม HR ก็ยังสามารถตรวจสอบข้อมูลของส่วนอื่น ๆ ผ่านระบบออนไลน์ได้
แล้วถ้าเครื่องสแกนโดนน้ำท่วม?
ตรงนี้ต้องแยกออกจากเรื่อง Cloud
Cloud ช่วยเรื่องการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลบนระบบออนไลน์
แต่เครื่องสแกนเป็นอุปกรณ์จริง
ถ้าเครื่องสแกนถูกน้ำท่วมจนเสียหาย เครื่องก็ไม่สามารถทำงานได้ตามปกติ
ดังนั้นบริษัทควรป้องกันทั้งสองส่วน
ส่วนที่ 1
เครื่องสแกน
ส่วนที่ 2
ระบบจัดเก็บข้อมูล
การใช้ Cloud ไม่ได้ทำให้เครื่องสแกนที่จมน้ำยังสามารถทำงานได้
แต่ช่วยลดการพึ่งพาเครื่องคอมพิวเตอร์หรือ Server ที่อยู่ในสำนักงานสำหรับการเข้าถึงระบบข้อมูล
ถ้าน้ำท่วมแล้ว Internet ใช้งานไม่ได้ล่ะ?
นี่ก็เป็นอีกเรื่องที่ต้องเข้าใจให้ถูกต้อง
ระบบ Cloud จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการเข้าถึงระบบออนไลน์
ถ้าสำนักงานไม่มี Internet เครื่องสแกนบางรุ่นอาจยังสามารถบันทึก Transaction ไว้ในหน่วยความจำของเครื่องได้ แต่การส่งข้อมูลขึ้น Cloud จะขึ้นอยู่กับความสามารถของเครื่องและระบบที่ติดตั้ง
เมื่อ Internet กลับมา ระบบจึงสามารถส่งข้อมูลที่ค้างอยู่ตามวิธีการ Sync ที่รองรับ
ดังนั้นการออกแบบระบบที่ดีควรพิจารณาทั้ง
Cloud
เครื่องสแกน
Internet
UPS
Network
และ Backup
ไม่ควรฝากความปลอดภัยของข้อมูลไว้กับอุปกรณ์เพียงจุดเดียว
Cloud ไม่ได้หมายความว่า “ข้อมูลไม่มีวันหาย”
คำนี้สำคัญมาก
การบอกว่าใช้ Cloud แล้ว
“ข้อมูลไม่มีวันหาย 100%”
ไม่ใช่คำอธิบายที่ควรใช้
ระบบ Cloud ช่วยลดความเสี่ยงจากการเก็บข้อมูลไว้บนอุปกรณ์ภายในสำนักงานเพียงจุดเดียว แต่ระบบใด ๆ ก็ยังควรมีมาตรการด้าน Backup, Security และ Recovery ที่เหมาะสม
ดังนั้นแนวคิดที่ถูกต้องคือ
Cloud ช่วยลดความเสี่ยงจากภัยที่เกิดกับคอมพิวเตอร์หรือ Server ภายในสำนักงาน
ไม่ใช่การรับประกันว่าข้อมูลทุกอย่างจะไม่มีวันสูญหายไม่ว่ากรณีใด
ทำไมบริษัทควรคิดเรื่องนี้ก่อนเกิดน้ำท่วม?
เพราะการกู้ข้อมูลหลังเกิดเหตุอาจยุ่งยากกว่าการวางระบบไว้ตั้งแต่แรก
ลองคิดภาพว่า
วันที่ 30 ของเดือน
ต้องทำ Payroll
แต่ Server เปิดไม่ได้
Database เข้าไม่ได้
คอมพิวเตอร์ HR เสีย
Backup อยู่ในห้องเดียวกับ Server
และพื้นที่สำนักงานเข้าไม่ได้
ปัญหาจะไม่ได้เกิดเฉพาะกับฝ่าย IT
แต่จะกระทบ
HR
Payroll
บัญชี
ผู้บริหาร
และพนักงาน
เพราะข้อมูลเวลาทำงานมีผลต่อการคำนวณค่าจ้างและเงินเดือน
Cloud TA ช่วยลดจุดเสี่ยงของการเก็บข้อมูลแบบเดิม
ระบบแบบเดิมอาจเป็น
เครื่องสแกน
↓
คอมพิวเตอร์ HR
↓
ฐานข้อมูลในสำนักงาน
ถ้าคอมพิวเตอร์เสียหาย การเข้าถึงข้อมูลก็อาจได้รับผลกระทบ
แต่แนวคิด Cloud TA คือ
เครื่องสแกน
↓
Internet
↓
Cloud
↓
HR
ทำให้ HR ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวสำหรับการเข้าถึงระบบ
Elogtime เหมาะกับบริษัทแบบไหน?
Elogtime Cloud TA เหมาะกับบริษัทที่ต้องการจัดการข้อมูล Time Attendance ผ่านระบบออนไลน์ โดยเฉพาะบริษัทที่
- มีพนักงานจำนวนมาก
- มีหลายสาขา
- มีหลายเครื่องสแกน
- มีโรงงาน
- มี HR หลายคน
- ต้องการตรวจสอบข้อมูลจากนอกสำนักงาน
- ต้องการลดการพึ่งพา Server ภายในบริษัท
- ต้องการเชื่อมต่อเครื่องสแกนที่มีอยู่แล้วเข้ากับระบบ Cloud
Elogtime ระบุว่าสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนที่มีอยู่แล้ว และรองรับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ใบหน้า เครื่องทาบบัตร และ Access Control ตามรูปแบบการเชื่อมต่อที่รองรับ
ถ้าน้ำท่วม สิ่งที่ควรมีมากกว่าแค่ Cloud
การเตรียมระบบให้พร้อมรับเหตุการณ์ฉุกเฉินควรทำหลายชั้น
- ใช้ระบบ Cloud สำหรับข้อมูลส่วนกลาง
- ตรวจสอบว่าเครื่องสแกนสามารถเก็บ Transaction ได้เมื่อ Internet ขัดข้อง
- มี UPS สำหรับอุปกรณ์ที่จำเป็น
- ป้องกันอุปกรณ์ Network และไฟฟ้า
- มี Backup ตามนโยบายของระบบ
- กำหนดผู้ดูแลระบบสำรอง
- ทดสอบการ Login จากนอกสำนักงาน
- ทดสอบการตรวจสอบข้อมูลเมื่อสำนักงานไม่สามารถเข้าใช้งานได้
- มีแผนสำรองกรณีเครื่องสแกนเสีย
- อย่าจัดเก็บ Backup ทั้งหมดไว้ในสถานที่เดียวกับ Server
ลองทดสอบง่าย ๆ ก่อนเกิดเหตุจริง
บริษัทสามารถทดลองได้ง่าย ๆ
ให้ HR ออกจากสำนักงาน
ใช้ Notebook หรือโทรศัพท์จากสถานที่อื่น
เปิด Browser
เข้าสู่ระบบ Elogtime
ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน
ตรวจเวลาเข้า–ออก
เปิดรายงาน
ถ้าสามารถทำงานได้
แสดงว่าบริษัทมีความพร้อมมากกว่าการพึ่งพาคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในสำนักงานเพียงเครื่องเดียว
สรุป
น้ำท่วมสำนักงานไม่ได้หมายความว่าข้อมูลลงเวลาพนักงานจะต้องหายเสมอไป
สิ่งสำคัญคือบริษัทจัดเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน และมีระบบสำรองอย่างไร
ถ้าใช้ระบบที่ข้อมูลพึ่งพาเฉพาะคอมพิวเตอร์หรือ Server ภายในสำนักงาน เมื่ออุปกรณ์ได้รับความเสียหาย การเข้าถึงข้อมูลก็อาจได้รับผลกระทบ
แต่ระบบ Cloud Time Attendance อย่าง Elogtime ถูกออกแบบให้ข้อมูลการลงเวลาเข้าสู่ระบบ Cloud และสามารถตรวจสอบผ่าน Web Browser จากสถานที่ที่มี Internet ได้
ดังนั้นแม้สำนักงานจะประสบปัญหาน้ำท่วม สิ่งสำคัญคือข้อมูล Time Attendance ไม่จำเป็นต้องผูกอยู่กับคอมพิวเตอร์ HR หรือ Server ที่ตั้งอยู่ในสำนักงานเพียงจุดเดียว
สำหรับบริษัทที่มีเครื่องสแกนอยู่แล้ว สามารถนำเครื่องเดิมมาเชื่อมต่อกับ Elogtime Cloud TA ได้ตามรุ่นและรูปแบบการเชื่อมต่อที่รองรับ ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเครื่องทั้งหมดเพียงเพราะต้องการเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์
Elogtime.com – ระบบ Time Attendance Online
FAQ
ถาม: ถ้าน้ำท่วมสำนักงาน ข้อมูลลงเวลาพนักงานจะหายไหม?
ตอบ: หากข้อมูลถูกส่งและจัดเก็บอยู่บนระบบ Cloud ความเสียหายของคอมพิวเตอร์หรือ Server ภายในสำนักงานไม่ได้ทำให้ข้อมูลบน Cloud หายตามไปโดยอัตโนมัติ แต่บริษัทควรตรวจสอบนโยบาย Backup และ Recovery ของระบบด้วย
ถาม: ถ้าคอมพิวเตอร์ HR จมน้ำ ข้อมูล Elogtime จะหายไหม?
ตอบ: Elogtime เป็นระบบ Cloud ที่ใช้งานผ่าน Web Browser ดังนั้นการเสียหายของคอมพิวเตอร์ HR เครื่องหนึ่งไม่ได้หมายความว่าข้อมูลบนระบบ Cloud จะหายไปด้วย
ถาม: ถ้า Server บริษัทโดนน้ำท่วมล่ะ?
ตอบ: หากระบบ Time Attendance เดิมเก็บฐานข้อมูลไว้บน Server ภายในบริษัท การเข้าถึงข้อมูลอาจได้รับผลกระทบ แต่ระบบ Cloud ช่วยลดการพึ่งพา Server ภายในสำนักงานสำหรับการใช้งานระบบหลัก
ถาม: ถ้า Internet ใช้งานไม่ได้ เครื่องสแกนจะเก็บข้อมูลไหม?
ตอบ: ขึ้นอยู่กับรุ่นและการตั้งค่าของเครื่องสแกน หลายรุ่นสามารถเก็บ Transaction ไว้ในตัวเครื่องได้ แต่การส่งข้อมูลเข้าสู่ Cloud จะเกิดขึ้นตามความสามารถของอุปกรณ์และระบบ Sync ที่ใช้งาน
ถาม: Elogtime ใช้กับเครื่องสแกนที่มีอยู่แล้วได้หรือไม่?
ตอบ: ได้ในกรณีที่เครื่องและรูปแบบการเชื่อมต่อรองรับ Elogtime ระบุว่าสามารถเชื่อมต่อเครื่องสแกนที่ลูกค้ามีอยู่แล้วเข้าสู่ Cloud TA ได้
ถาม: Cloud ป้องกันข้อมูลหายได้ 100% หรือไม่?
ตอบ: ไม่ควรเข้าใจว่า Cloud เป็นการรับประกันข้อมูลสูญหายเป็นศูนย์ ระบบ Cloud ช่วยลดความเสี่ยงจากความเสียหายของอุปกรณ์หรือสถานที่ภายในสำนักงาน แต่ยังควรมี Backup, Security และแผน Recovery ที่เหมาะสม
ถาม: บริษัทหลายสาขาเหมาะกับ Elogtime หรือไม่?
ตอบ: ระบบ Elogtime รองรับการจัดการข้อมูลการลงเวลาจากหลายสาขาเข้าสู่ระบบส่วนกลาง ทำให้ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลจากส่วนกลางได้
